Співпраця на роботі – це звичайна справа. Навіть якщо ви здебільшого працюєте самостійно, рано чи пізно вам доведеться взаємодіяти з іншими членами команди. Але якісна співпраця – це вже інша історія.

Коли члени команди працюють разом злагоджено, проекти завершуються швидше, якість роботи покращується, і кожен відчуває, що він є частиною чогось більшого. Проте, поява дистанційної та гібридної роботи принесла нові виклики для співпраці між співробітниками: чи може команда працювати злагоджено, якщо її члени ніколи не зустрічалися особисто? Так, якщо ви правильно їх підготуєте до успіху. 

Як менеджер з персоналу або лідер команди, ви можете забезпечити свою команду інструментами, які полегшують та покращують співпрацю, наприклад, застосунками для обміну повідомленнями та платформами для управління проектами. Ви також можете активно наймати нових людей, які є відмінними командними гравцями.

А що, якщо ви могли б зробити ще більше? Що, якщо ви могли б вжити певних кроків, щоб співпраця на робочому місці та синергія стали частиною вашої компанії?

У цій статті ми навели деякі ідеї, які допоможуть вам покращити співпрацю співробітників, незалежно від того, чи сидять вони в кабінетах один навпроти одного або на протилежних сторонах океану.

Ефективна співпраця на роботі

Співпраця на роботі – це не просто спільна робота над проектом. Це здатність звертатися за допомогою або до мозкового штурму, обмінюватися ідеями та навичками, природно і часто.

Справжнє співробітництво – це коли дух синергії стає невід’ємною частиною досвіду співробітників, як описує Gartner: “це те, як співробітники сприймають і тлумачать взаємодії з їх організацією та контексти, які впливають на ці взаємодії”.

З появою дистанційних та гібридних місць роботи спосіб взаємодії співробітників зі своїми компаніями та колегами змінився. Межі між нашим життям вдома та на роботі стають все більш розмитими; розрізнити, хто ми є вдома та на роботі, стає складніше. 

Підтримання гарних відносин та дружнього спілкування між співробітниками тепер не просто “приємний бонус” — це може визначити, як людина почуватиметься протягом дня, а також її здатність бути продуктивною.

Звісно, співпраця на роботі приносить користь не тільки співробітникам, але й самій роботі. Коли люди з різним досвідом, набором навичок та ідеями об’єднуються в середовищі, де кожного поважають та заохочують висловлюватися, знаходити креативні рішення стає легше. Складні проекти виконуються швидше і успішніше.

Коли співробітники відчувають себе цінними, вони схильні бути більш продуктивними, а рівень їх залучення зростає. Згідно з даними Gallup, вищий рівень залучення призводить до зниження відсутності на роботі на 41%, зменшення обороту персоналу на 24%, підвищення продуктивності на 17% та зростання прибутковості на 21%. Непогано, чи не так?

7 ідей для покращення співпраці співробітників

Отже, як ви можете забезпечити, щоб ваше робоче середовище було справді колаборативним, особливо якщо ваша команда розділена між співробітниками, які працюють в офісі, та тими, хто працює з дому?

Ось 7 способів покращити співпрацю співробітників та посилити командний дух:

1.Задайте тон з адаптацією

Процес адаптації – це один із тих, які зазнали суттєвих змін під час пандемії. Згідно з опитуванням Toggl, 60% менеджерів з персоналу вважають дистанційну адаптацію найбільшим викликом у цьому новому світі роботи.

Особливо зараз правильно проведена адаптація є вирішальною

Хоча ваш процес адаптації може виглядати по-різному залежно від того, чи новий співробітник працюватиме в офісі чи віддалено, він не повинен “відчуватися” по-різному. Ваша програма адаптації має допомагати співробітникам не тільки ознайомитися з майбутніми завданнями, але й з корпоративною культурою та колегами, навіть тими, з ким їм не доведеться часто співпрацювати. Для тих співробітників, з ким особисто зустрітися не вдасться, з самого початку мають бути визначені варіанти онлайн-спілкування.

Ідеально, під час адаптації ваші нові співробітники повинні дізнатися:

• Що співпраця цінується у вашій компанії
• Як вони можуть звертатися до членів команди
• Що вони будуть проходити навчання разом зі своїми новими колегами
• Що передбачатиме їхнє навчання і чому

Встановлення основи для процесу колаборативного, безперервного навчання є важливим: згідно з дослідженням TalentLMS та SHRM, 76% співробітників із більшою ймовірністю залишаться у компанії, яка пропонує безперервне навчання.

2.Прибрати бар’єр електронної пошти

Для вдалої співпраці на роботі потрібне легке та беззусильне спілкування між співробітниками, а електронна пошта просто не відповідає цим вимогам.

Спілкування в гібридних робочих місцях може залишатися таким же спонтанним, як підхід до чийогось столу та прохання про допомогу. Існує багато інструментів, які можуть допомогти покращити співпрацю співробітників навіть на відстані, але людям потрібно знати, які інструменти використовувати і коли.

Створення плану спілкування допоможе людям зрозуміти, коли і як зв’язуватися з колегами. Це означає, що вам слід вирішити такі питання, як:

• Які питання потребують зустрічі віч-на-віч? (у Zoom або в реальному житті)
• Які речі можна вирішити, поспілкувавшись у спеціалізованому каналі Slack/Discord?
• Що вимагає прямого повідомлення (у Slack, Skype, Google Chat, Whatsapp тощо)?
• Яку інформацію можна просто поділитися асинхронно в середовищі управління проектами, як-от Asana, або в колаборативному документі, як Google Docs?
• Чи є час або дні, коли будь-яке з вищезгаданого має бути “забороненим”?

Наявність плану спілкування забезпечує, що співробітники використовують як синхронне, так і асинхронне спілкування залежно від ситуації. Це запобігає почуттю ізоляції у віддалених співробітників або відчуттю, що колеги важкодоступні, одночасно підтримуючи важливі межі. І коли люди знають, як і коли звертатися одне до одного, обмін ідеями та прохання про допомогу стає набагато легшим.

3.Зосередьтеся на ефективності та відповідальності

Як може підтвердити кожен, хто колись провів три години, безрезультатно крутячись у кімнаті для нарад, більше часу, проведеного разом над завданням, не означає кращої співпраці.

Один із способів покращити співпрацю співробітників – це стежити за тим, скільки часу витрачається на кожне завдання та наскільки ефективно люди працюють разом. Програмне забезпечення для управління проектами, яке також включає функції відстеження часу, як-от Hubstaff та Toggl, може допомогти.

Ще більше допоможе встановлення часових обмежень для зустрічей та сесій мозкового штурму, а також встановлення чітких крайніх термінів для завдань та сценарію наступних кроків, коли співробітник зіштовхується з труднощами з усім або частиною процесу. Встановлення чітких рамок та очікувань сприяє не тільки підтриманню ефективності, але й забезпечує відповідальність кожного члена команди.

Закладання основи для відкритого та ефективного спілкування, а також встановлення чітких цілей і крайніх термінів допомагає командам зберігати фокус і зменшує потребу в зайвих зустрічах, які можуть забирати час і знижувати продуктивність. Коли співробітники розуміють свої завдання і мають чіткі напрямки, вони можуть ефективніше працювати разом, навіть не будучи в одному фізичному просторі.

4. Заохочуйте гібридні та асинхронні сесії мозкового штурму

Щодо сесій мозкового штурму: це ще один процес, який зазнав трансформації після пандемії.

Коли всі працювали разом з одного офісу, сесії мозкового штурму відбувалися у залі засідань, заплановані або спонтанні. Але збереження цього формату зараз означає виключення тих співробітників, які працюють віддалено або мають гнучкий графік роботи.

“Поза зором” не повинно означати “поза увагою”, коли мова йде про членів вашої команди. Заохочення гібридних сесій мозкового штурму означає, що віддалені співробітники також можуть приєднатися до обговорення та прийняття рішень, коли це відбувається. Коли мозковий штурм відбувається через Zoom для деяких людей, тоді як інші приєднуються з офісу, переконайтеся, що ви запитуєте думки та пропозиції у тих, хто бере участь віддалено, щоб вони не відчували себе відчуженими.

Асинхронні сесії мозкового штурму – ще одна хороша ідея для покращення співпраці співробітників, особливо в розосереджених командах. Все, що вам потрібно, – це правильні інструменти. Наприклад, спеціалізований канал у Slack/Discord, де співробітники можуть записувати ідеї для подальшого обговорення, макет у Figma, де люди можуть редагувати або додавати пропозиції, або навіть просто Google Doc, де кожен може залишати коментарі та розбудовувати ідеї своїх колег.

Також переконайтеся, що завжди записуєте зустрічі або документуєте обговорене, на випадок, якщо хтось не зможе приєднатися, але захоче ознайомитися з цим пізніше.

5.Створіть можливості для неформального спілкування

Деякі з наших найкращих ідей приходять до нас, коли ми обідаємо або гуляємо. Подібно до цього, деякі з найкращих проривів у співпраці відбуваються, коли люди просто проводять час разом, не зосереджуючись активно на роботі.

Співробітникам не обов’язково бути друзями, але спільне проведення часу за обідом, на занятті з йоги або навіть за кавою поза офісом може значно сприяти створенню відчуття знайомства, яке в кінцевому підсумку полегшить прохання про допомогу з робочим проектом.

І хоча зробити це в реальному житті неможливо, коли люди працюють з різних міст, країн або навіть часових зон, неформальне спілкування також може відбуватися онлайн. Ви могли б, наприклад, налаштувати сервер Discord або присвятити посилання Zoom для тих, хто хоче зв’язатися поза робочим часом або з не пов’язаних з роботою причин, як-от проведення віртуальної кавової зустрічі.

Ці ідеї можуть допомогти зміцнити командний дух та покращити співпрацю між співробітниками, незалежно від їх фізичного розташування чи графіку роботи.

6.Нехай співробітники навчаються разом

Вам уже відомо, наскільки важливим є навчання вашої команди: 85% керівників з персоналу вважають навчання корисним для організаційного розвитку, згідно з дослідженням TalentLMS та SHRM.

І хоча ваша команда може бути розосереджена, ваше навчання все ще може (і повинно) бути спільним. Не лише тому, що люди за своєю природою соціальні і краще навчаються разом, але й тому, що це чудовий спосіб сприяти духу синергії та зближенню людей. Це свого роду практика командної роботи в менш ризикованому середовищі.

Але спільне навчання виходить за рамки запланованих лекцій у Zoom, на які всім доводиться сидіти. Хоча навчання з інструктором, звичайно, повинно бути частиною вашої програми, не забудьте також включити групові активності. Це може бути все, починаючи від проблем, які співробітникам потрібно вирішувати разом, або вікторин в стилі “Джепарді”, у яких вони можуть змагатися. Ви також можете призначити одного члена команди ментором іншого або невеликої групи.

В кінцевому підсумку, командне навчання чудово підходить, якщо ви хочете підсилити командний дух і в той же час покращити співпрацю співробітників.

7.Будьте прикладом

Менеджери з персоналу та лідери команд не зможуть допомогти співробітникам побудувати культуру звернення за допомогою та спільної роботи, якщо вони особисто не відкриті до спілкування та співпраці. Вам потрібно переконатися, що ви знаходите час для спілкування з людьми, коли вони цього потребують, та надаєте простір для висловлювання думок без страху бути скритикованими.

Це не завжди приходить природно, особливо якщо ви звикли до більш традиційної ієрархічної моделі або походите з корпоративного середовища, яке цінує конкуренцію більше, ніж командну роботу. Тому навіть для вищого керівництва важливо отримати навчання з колаборативної роботи та використання технологій для усунення будь-яких бар’єрів.

Створення середовища, яке сприяє співпраці на робочому місці, починається зверху. Керівництво компанії має демонструвати своєю поведінкою важливість командної роботи та відкритості до спілкування, встановлюючи тим самим стандарти для всієї організації. Це включає в себе визнання та підтримку ідей співробітників, надання їм можливостей для професійного зростання та сприяння культурі постійного навчання.

Відкритість до нових підходів у співпраці, готовність слухати та ділитися, а також залучення до процесу прийняття рішень – це кроки, які лідери можуть зробити, щоб показати, що вони “ходять за словом у діло”. Це не тільки збільшує довіру і повагу серед співробітників, але й стимулює інноваційний потенціал і креативність у команді, що є ключовими для досягнення загального успіху та зростання організації.

Створіть додаток для корпоративного навчання всього за 10 хвилин з SkilzRun. Цифровізуйте навчальний процес та запрошуйте студентів у додаток. Скористайтеся безкоштовною версією для до 3 учнів уже сьогодні!

Онбординг у корпоративному університеті з SkilzRun — це фундаментальний процес, що забезпечує ефективну інтеграцію нових співробітників у корпоративну культуру та бізнес-процеси компанії. Він включає не тільки знайомство з робочим місцем та колегами, але й доступ до спеціалізованих навчальних модулів, розроблених для підвищення компетентності та навичок персоналу. Ключовою складовою онбордингу є використання розгалуженої бази знань, яка містить усю необхідну інформацію про продукти, послуги та корпоративні стандарти, дозволяючи новачкам швидко адаптуватися і стати повноцінними членами команди.