Il y a toujours quelques désavantages lorsqu’un nouveau collaborateur arrive dans une entreprise. Et c’est le nouvel arrivant qui en subit le plus. En effet, il ne connaît pas du tout le système de relations et ne sait pas à qui s’adresser pour obtenir des conseils. Il y a quelques années encore, on montrait aux nouveaux arrivants le lieu de travail et on leur confiait les tâches courantes. Par la suite, ils ont dû s’adapter par eux-mêmes. Il n’est pas surprenant que les statistiques de licenciements au cours du premier mois de travail aient été énormes. Mais aujourd’hui, l’entreprise a commencé à mettre en œuvre activement un système d’intégration. Le nombre de licenciements a diminué. Au contraire, la productivité des nouveaux employés a augmenté de manière significative. Nous verrons ci-dessous quels sont les avantages de l’onboarding et pourquoi il est si important pour une entreprise.
Onboarding : un système pour simplifier l’adaptation
Onboarding signifie littéralement “à bord”. Cela reflète parfaitement l’essence du système. En fait, il s’agit d’une immersion totale dans quelque chose d’entièrement nouveau. L’onboarding informatique peut être utilisé pour attirer de nouveaux clients ou présenter un produit. Mais c’est dans le secteur des ressources humaines qu’il est le plus utile.
L’onboarding est une procédure de présentation d’un nouvel employé à l’entreprise et aux spécificités de la relation.
Bien entendu, tout système d’introduction d’un nouvel arrivant dans une entreprise peut être appelé “onboarding”. La seule question qui se pose est celle de l’efficacité de ce système et de sa faisabilité. Les entreprises utilisent généralement trois types de recrutement et d’intégration :
- L’employé découvre le lieu de travail, reçoit un ordinateur portable et se voit confier des tâches. Il est ensuite laissé à lui-même. On pense que c’est ainsi que l’on élimine les stagiaires faibles et inefficaces. La méthode a le droit d’exister, mais il faut s’attendre à un taux de rotation assez élevé et à des coûts supplémentaires liés à la recherche de nouveaux candidats. En outre, c’est ainsi que vous pouvez perdre un très bon spécialiste. En effet, tout le monde n’est pas capable d’effectuer des tâches sans disposer d’informations et sans savoir où les obtenir.
- La deuxième option est l’exact opposé de la première. Le stagiaire se voit confier un superviseur qui l’accompagne en permanence, l’aide et le remplace dans l’exécution de ses tâches. À première vue, tout semble très agréable et sincère. Le problème survient plus tard. Après tout, le nouvel arrivant n’a pas été autorisé à se débrouiller seul. En fait, à la fin de l’initiation, il est tout aussi désemparé qu’avant. De cette manière, vous pouvez éviter la rotation du personnel et recruter de nombreux employés. Il ne s’agit pas de travailleurs indépendants et désemparés.
- La troisième option est le juste milieu. Elle implique que l’employé reçoive des informations sur l’entreprise, des outils pour son travail et qu’on lui dise comment mieux le faire. Ensuite, on le laisse accomplir les tâches par lui-même. Cette méthode permet d’immerger doucement et sans douleur un nouveau venu dans le travail. Elle permet également aux autres employés de gagner du temps.
L’onboarding est un outil puissant pour immerger les nouveaux employés dans l’entreprise. Il vous permet d’accélérer considérablement ce processus et de le rendre aussi confortable que possible pour tout le monde. L’onboarding aide à :
- faire connaissance avec vos collègues
- comprendre vos propres responsabilités et tâches ;
- apprendre comment les différents services interagissent ;
- gagner du temps dans l’analyse des questions organisationnelles
- commencer rapidement à apporter de la valeur à l’entreprise.
Il existe actuellement plusieurs types d’onboarding, ce qui vous permet de choisir celui qui correspond le mieux à la culture de votre entreprise.
Formel
Le premier jour, le spécialiste des ressources humaines présente l’entreprise, les employés et les responsabilités du poste. Il fournit également des outils de travail et explique comment les utiliser. Tout se déroule dans le cadre du système préalablement établi, selon un plan précis.
Informel
Le premier jour, les employés sont autorisés à faire connaissance avec leurs collègues et à poser des questions. Il n’y a pas de règles précises. En même temps, les collègues sont amicaux et répondent aux questions en détail. Tout est facile et gratuit.
Technique
Aucune question sociale n’est posée. Le spécialiste initie le nouvel arrivant à l’aspect technique du travail. Par exemple, il lui montre où trouver les applications nécessaires, comment utiliser le courrier électronique de l’entreprise et avec qui communiquer.
Social
Ici, tout est à l’opposé. Une attention particulière est accordée à la communication amicale. Des pauses-café ou d’autres événements sont organisés afin que le nouvel arrivant puisse discuter avec ses collègues dans une atmosphère informelle et aborder d’éventuelles questions.
Mixte
Cette option combine des éléments de type formel et de type social. Ainsi, au début de la journée, l’employé reçoit des informations selon un programme établi et, à la fin, un déjeuner commun est organisé, au cours duquel vous pouvez communiquer librement.
Comment mener l’onboarding ?
Tout d’abord, vous devez vous assurer que le nouvel employé dispose de tout ce dont il a besoin pour exercer ses fonctions. Cela doit être fait avant son premier jour de travail. La préparation commence par le lieu de travail. Assurez-vous qu’il est équipé de tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez ensuite envoyer au nouvel arrivant des documents sur l’entreprise et les règles de comportement interne. Caractéristiques de l’interaction entre les employés. Cela leur permettra de s’imprégner de l’atmosphère de l’entreprise avant même d’avoir mis un pied dans le bureau. Préparez les documents RH à l’avance pour éviter de perdre du temps lors du premier jour de travail du nouvel arrivant.
Ensuite, vous devez vous occuper de l’accueil chaleureux de l’employé. Une nouvelle équipe fait toujours peur. Une petite présentation et des sourires amicaux de la part de vos collègues constitueront donc un bon point de départ pour les relations futures.
Préparez une description claire des responsabilités de l’employé. Donnez-lui la possibilité de recevoir un retour d’information. Vous pouvez aussi vous demander comment le nouvel arrivant se débrouille à chaque étape.
Une visite guidée peut également s’avérer utile. Ainsi, le nouveau collaborateur saura où se trouvent la cuisine, les toilettes ou la salle de réunion.
Il est préférable de fournir à l’employé un mentor qui l’initiera à l’aspect technique. Lors de la définition des tâches, veillez à ce que le mandat soit clair, compréhensible, sans phrases ambiguës et avec un résultat précis. De cette manière, le nouvel arrivant saura ce que l’on attend de lui et comment le faire.
Vous devez ensuite organiser une formation. Il n’est pas nécessaire qu’elle se déroule en personne. Les formations et les cours en ligne peuvent vous aider à vous adapter à l’entreprise.
Pendant la période d’essai, il est important d’organiser des réunions régulières avec le stagiaire. Ces réunions permettent de discuter des problèmes qui se posent et d’analyser le déroulement du processus d’adaptation. Cela vous permet d’identifier les difficultés dès les premières étapes et de les résoudre rapidement. N’oubliez pas de féliciter votre stagiaire pour ses succès. Souvent, la raison pour laquelle le stagiaire quitte l’entreprise pendant la période d’essai est la déception qu’il éprouve à l’égard de ses propres capacités.
N’oubliez pas qu’un nouveau venu se sent étranger à l’équipe. C’est pourquoi une invitation à une fête d’entreprise ou à un autre événement en dehors des heures de travail sera très appropriée. Cela vous permettra de mieux connaître vos collègues et de vous sentir membre de l’équipe.
Évaluer l’efficacité de l’accueil des nouveaux arrivants
Il ne suffit pas de mettre au point un système d’accueil des nouveaux arrivants. Vous devez également vérifier régulièrement son efficacité. Et, si nécessaire, procéder à des ajustements en temps utile.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées à cette fin :
- Une enquête pour savoir si les employés sont satisfaits du système d’accueil.
- Mesurer le taux de rétention. Analyser le nombre d’employés qui sont restés plus d’un an au sein de l’entreprise après avoir suivi le processus d’intégration.
- Évaluation de la qualité du travail des nouveaux employés.
- Évaluation de la rapidité d’adaptation.
- Recueillir les réactions des cadres au sujet du nouvel employé.
- Évaluer le niveau d’engagement des nouveaux employés.
Ces méthodes simples vous aideront à faciliter le processus d’intégration des nouveaux employés. Elles réduiront également de manière significative le temps consacré à leur formation.
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