La collaboration au travail est monnaie courante. Même si vous travaillez le plus souvent seul, vous devrez tôt ou tard interagir avec d’autres membres de l’équipe. Mais une bonne collaboration est une autre histoire.
Lorsque les membres d’une équipe travaillent ensemble de manière cohérente, les projets sont menés à bien plus rapidement, la qualité du travail s’améliore et chacun a le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand. Cependant, l’avènement du travail à distance et du travail hybride a posé de nouveaux défis à la collaboration des employés : une équipe peut-elle travailler ensemble sans heurts si ses membres ne se sont jamais rencontrés en personne ? Oui, si vous les préparez à réussir.
En tant que responsable des ressources humaines ou chef d’équipe, vous pouvez fournir à votre équipe des outils qui facilitent et améliorent la collaboration, tels que des applications de messagerie et des plateformes de gestion de projet. Vous pouvez également recruter activement de nouvelles personnes qui ont l’esprit d’équipe.
Mais si vous pouviez faire encore plus ? Et si vous pouviez prendre des mesures pour que la collaboration et la synergie sur le lieu de travail fassent partie intégrante de votre entreprise ?
Dans cet article, nous vous proposons quelques idées pour vous aider à améliorer la collaboration entre les employés, qu’ils soient assis dans des box à l’autre bout de la pièce ou de part et d’autre de l’océan.
Une collaboration efficace au travail
La collaboration au travail ne consiste pas seulement à travailler ensemble sur un projet. C’est la capacité à demander de l’aide ou à faire des remue-méninges, à partager des idées et des compétences de manière naturelle et fréquente.
La véritable collaboration se manifeste lorsque l’esprit de synergie devient une partie intégrante de l’expérience des employés, comme le décrit Gartner : « c’est la façon dont les employés perçoivent et interprètent les interactions avec leur organisation et les contextes qui influencent ces interactions ».
Avec l’avènement des lieux de travail distants et hybrides, la manière dont les employés interagissent avec leur entreprise et leurs collègues a changé. Les frontières entre notre vie privée et notre vie professionnelle sont de plus en plus floues ; il est de plus en plus difficile de faire la distinction entre ce que nous sommes à la maison et au travail.
Entretenir de bonnes relations et une communication amicale entre collègues n’est plus un simple « bonus » : cela peut déterminer la façon dont une personne se sent tout au long de la journée, ainsi que sa capacité à être productive.
Bien entendu, la collaboration au travail n’est pas seulement bénéfique pour les employés, mais aussi pour le travail lui-même. Lorsque des personnes ayant des antécédents, des compétences et des idées différents se réunissent dans un environnement où chacun est respecté et encouragé à s’exprimer, il est plus facile de trouver des solutions créatives. Les projets complexes sont menés à bien plus rapidement et avec plus de succès.
Lorsque les employés se sentent valorisés, ils ont tendance à être plus productifs et leur niveau d’engagement augmente. Selon Gallup, un niveau d’engagement plus élevé se traduit par une baisse de 41 % de l’absentéisme, de 24 % du taux de rotation, de 17 % de la productivité et de 21 % de la rentabilité. Pas mal, non ?
7 idées pour améliorer la collaboration entre les employés
Comment faire en sorte que votre environnement de travail soit réellement collaboratif, en particulier si votre équipe se compose d’employés travaillant au bureau et d’employés travaillant à domicile ?
Voici sept façons d’améliorer la collaboration entre les employés et de stimuler l’esprit d’équipe :
1. Donner le ton en s’adaptant
Le processus d’intégration a subi d’importants changements pendant la pandémie. Selon une enquête de Toggl, 60 % des responsables des ressources humaines considèrent que l’adaptation à distance est le plus grand défi à relever dans ce nouveau monde du travail.
En ce moment, il est essentiel de bien intégrer les nouveaux employés dans l’entreprise
Si votre processus d’intégration peut se présenter différemment selon que le nouvel employé travaille au bureau ou à distance, il ne doit pas être « ressenti » différemment. Votre programme d’intégration doit aider les employés à se familiariser non seulement avec les tâches qui les attendent, mais aussi avec la culture de l’entreprise et les collègues, même ceux avec lesquels ils ne travailleront peut-être pas souvent. Pour les employés qui ne pourront pas se rencontrer en personne, des options de communication en ligne doivent être identifiées dès le départ.
Idéalement, vos nouveaux employés devraient apprendre au cours du processus d’intégration :
- que la coopération est appréciée dans votre entreprise
- la manière dont ils peuvent aborder les membres de l’équipe
- Ce qu’ils apprendront avec leurs nouveaux collègues
- Ce que leur apprentissage impliquera et pourquoi
Il est important de préparer le terrain pour un processus d’apprentissage collaboratif et continu : selon une étude de TalentLMS et SHRM, 76% des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise qui offre un apprentissage continu.
2. Supprimer la barrière du courrier électronique
Une collaboration réussie au travail exige une communication facile et sans effort entre les employés, et le courrier électronique ne répond tout simplement pas à ces exigences.
Dans les lieux de travail hybrides, la communication peut être aussi spontanée que de s’approcher du bureau de quelqu’un et de lui demander de l’aide. De nombreux outils peuvent contribuer à améliorer la collaboration entre les employés, même à distance, mais les gens doivent savoir quels outils utiliser et à quel moment.
La création d’un plan de communication aidera les employés à comprendre quand et comment contacter leurs collègues. Cela signifie que vous devez répondre à des questions telles que
- Quelles sont les questions qui nécessitent une réunion en face à face (dans Zoom ou dans la vie réelle) ?
- Qu’est-ce qui peut être résolu en discutant dans un canal Slack/Discord spécialisé ?
- Qu’est-ce qui nécessite un message direct (dans Slack, Skype, Google Chat, Whatsapp, etc.) ?
- Quelles informations peuvent simplement être partagées de manière asynchrone dans un environnement de gestion de projet comme Asana ou dans un document collaboratif comme Google Docs ?
- Y a-t-il des heures ou des jours où l’une ou l’autre de ces méthodes devrait être « interdite » ?
La mise en place d’un plan de communication permet de s’assurer que les employés utilisent la communication synchrone et asynchrone de manière appropriée. Cela évite aux employés éloignés de se sentir isolés ou d’avoir l’impression que leurs collègues sont difficiles à joindre, tout en maintenant des limites importantes. Et lorsque les gens savent comment et quand se contacter, il devient beaucoup plus facile de partager des idées et de demander de l’aide.
3. Se concentrer sur l’efficacité et la responsabilité
Quiconque a déjà passé trois heures dans une salle de réunion en vain peut en témoigner : plus de temps passé ensemble sur une tâche n’est pas synonyme d’une meilleure collaboration.
L’un des moyens d’améliorer la collaboration entre les employés est de suivre le temps passé sur chaque tâche et la qualité de la collaboration entre les personnes. Les logiciels de gestion de projet qui intègrent des fonctions de suivi du temps, tels que Hubstaff et Toggl, peuvent être utiles à cet égard.
Fixer des limites de temps pour les réunions et les séances de brainstorming, ainsi que des échéances claires pour les tâches et des scénarios pour les étapes suivantes lorsqu’un employé rencontre des difficultés avec tout ou partie du processus, peut être encore plus utile. L’établissement de limites et d’attentes claires permet non seulement de maintenir l’efficacité, mais aussi de responsabiliser chaque membre de l’équipe.
En jetant les bases d’une communication ouverte et efficace, ainsi qu’en fixant des objectifs et des délais clairs, on aide les équipes à rester concentrées et on réduit le besoin de réunions inutiles qui peuvent prendre du temps et réduire la productivité. Lorsque les employés comprennent leurs tâches et disposent d’une orientation claire, ils peuvent travailler ensemble plus efficacement, même s’ils ne se trouvent pas dans le même espace physique.
4. Encourager les sessions de brainstorming hybrides et asynchrones
Les séances de brainstorming sont un autre processus qui s’est transformé depuis la pandémie.
Lorsque tout le monde travaillait dans le même bureau, les séances de brainstorming se déroulaient dans la salle de conférence, qu’elles soient planifiées ou spontanées. Mais maintenir ce format signifie aujourd’hui exclure les employés qui travaillent à distance ou qui ont des horaires de travail flexibles.
« Loin des yeux ne doit pas signifier loin du cœur lorsqu’il s’agit des membres de votre équipe. Encourager les sessions de brainstorming hybrides signifie que les employés à distance peuvent également participer à la discussion et à la prise de décision lorsqu’elles ont lieu. Lorsque le brainstorming se déroule via Zoom pour certaines personnes et que d’autres y participent depuis le bureau, veillez à solliciter les opinions et les suggestions de ceux qui participent à distance afin qu’ils ne se sentent pas exclus.
Les sessions de brainstorming asynchrones sont une autre bonne idée pour améliorer la collaboration des employés, en particulier dans les équipes dispersées. Il suffit de disposer des bons outils. Par exemple, un canal dédié sur Slack/Discord où les employés peuvent enregistrer des idées en vue d’une discussion ultérieure, une maquette dans Figma où les gens peuvent modifier ou ajouter des suggestions, ou même simplement un Google Doc où chacun peut laisser des commentaires et s’appuyer sur les idées de ses collègues.
Veillez également à toujours enregistrer les réunions ou à documenter ce qui a été discuté, au cas où quelqu’un ne pourrait pas se joindre à la réunion mais souhaiterait en prendre connaissance plus tard.
5. Créer des opportunités de communication informelle
Certaines de nos meilleures idées nous viennent au cours d’un déjeuner ou d’une promenade. De même, certaines des meilleures avancées en matière de collaboration se produisent lorsque les gens passent simplement du temps ensemble sans se concentrer activement sur le travail.
Les employés n’ont pas besoin d’être amis, mais le fait de passer du temps ensemble lors d’un déjeuner, d’un cours de yoga ou même d’un café en dehors du bureau peut grandement contribuer à créer un sentiment de familiarité qui, en fin de compte, facilitera la demande d’aide dans le cadre d’un projet professionnel.
S’il n’est pas possible de le faire dans la vie réelle lorsque les gens travaillent dans des villes, des pays ou même des fuseaux horaires différents, la communication informelle peut aussi se faire en ligne. Vous pouvez, par exemple, mettre en place un serveur Discord ou dédier un lien Zoom à ceux qui souhaitent se connecter en dehors des heures de travail ou pour des raisons non professionnelles, comme une réunion virtuelle autour d’un café.
Ces idées peuvent contribuer à renforcer l’esprit d’équipe et à améliorer la collaboration entre les employés, quel que soit leur lieu physique ou leur horaire de travail.
6. laissez les employés apprendre ensemble
Vous savez déjà à quel point la formation est importante pour votre équipe : 85% des responsables RH estiment que la formation est bénéfique au développement de l’organisation, selon une étude menée par TalentLMS et SHRM.
Même si votre équipe est dispersée, votre apprentissage peut (et doit) être collaboratif. Non seulement parce que les êtres humains sont naturellement sociaux et apprennent mieux ensemble, mais aussi parce que c’est un excellent moyen de favoriser un esprit de synergie et de rapprocher les gens. C’est une sorte d’entraînement au travail d’équipe dans un environnement moins risqué.
Mais l’apprentissage collaboratif va au-delà des conférences Zoom programmées auxquelles tout le monde doit assister. Si la formation avec instructeur doit certainement faire partie de votre programme, n’oubliez pas d’y inclure également des activités de groupe. Il peut s’agir de problèmes que les employés doivent résoudre ensemble ou de quiz de type Jeopardy auxquels ils peuvent participer. Vous pouvez également confier à un membre de l’équipe la tâche d’encadrer un autre membre ou un petit groupe.
En fin de compte, l’apprentissage en équipe est idéal si vous souhaitez stimuler l’esprit d’équipe et améliorer la collaboration entre les employés.
7. Montrer l’exemple
Les responsables des ressources humaines et les chefs d’équipe ne peuvent pas aider les employés à instaurer une culture de la demande d’aide et de la collaboration s’ils ne sont pas eux-mêmes ouverts à la communication et à la collaboration. Vous devez vous assurer de prendre le temps d’entrer en contact avec les gens lorsqu’ils en ont besoin et de leur offrir un espace où ils peuvent exprimer leurs opinions sans craindre d’être critiqués.
Cela ne va pas toujours de soi, surtout si vous êtes habitué à un modèle hiérarchique plus traditionnel ou si vous venez d’un environnement d’entreprise qui valorise la compétition plutôt que le travail d’équipe. C’est pourquoi, même pour les cadres supérieurs, il est important de recevoir une formation au travail collaboratif et à l’utilisation de la technologie afin d’éliminer tout obstacle.
La création d’un environnement propice à la collaboration sur le lieu de travail commence par le sommet. Les dirigeants doivent démontrer par leur comportement l’importance du travail d’équipe et de l’ouverture à la communication, en fixant la norme pour l’ensemble de l’organisation. Il s’agit notamment de reconnaître et de soutenir les idées des employés, de leur offrir des possibilités de développement professionnel et d’encourager une culture de l’apprentissage continu.
L’ouverture à de nouvelles approches de la collaboration, la volonté d’écouter et de partager, et la participation à la prise de décision sont des mesures que les dirigeants peuvent prendre pour montrer qu’ils « joignent le geste à la parole ». Non seulement cela renforce la confiance et le respect entre les employés, mais cela stimule également l’innovation et la créativité au sein de l’équipe, ce qui est essentiel pour la réussite et la croissance globales de l’organisation.
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